Datenschutzerklärung für Mieter

II.       Was ist Gegenstand des Datenschutzes?
Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Dies sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Name, postalische Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer sowie Infor- mationen mit Bezug auf das Mietverhältnis.

III.      Welche meiner personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Im Rahmen des Mietverhältnisses mit Ihnen verarbeiten wir nur die perso- nenbezogenen Daten von Ihnen, die mit dem Mietverhältnis im Zusammen- hang stehen. Dies können im Einzelnen insbesondere sein:

• Kontaktdaten, einschließlich Ihres Namens, Ihrer E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Daten zur Miethistorie, wie Mietvertrag, Schriftwechsel, Bewerbungen um einen Mietvertrag (u.a. …)
• Vertragsdaten
• Kontoinformationen
• Relevante Daten Beteiligter bei Bürgschaften

IV.     Welche Zwecke werden mit der Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten verfolgt und auf welcher   Rechtsgrundlage erfolgt diese?

Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die Zwecke und Rechts- grundlagen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Mietverhältnisses mit Ihnen:
1.      Datenverarbeitung zu Zwecken der Vertragserfüllung im Rahmen des Mietverhältnisses
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Abschlusses, der Erfüllung und der Beendigung des jeweiligen Mietverhältnisses. Die Zwecke hängen im Detail vom konkreten Vertrag ab und umfassen insbesondere:

• Aufnahme in die Stammdatenverwaltung unseres Buchhaltungssystem
• Kommunikation mit Kontaktpersonen unserer Dienstleister, Energieversorger, Hausverwaltungen, Handwerker,
• Vorbereitung, Abschluss und Abwicklung von Verträgen
• Einzug der Miete und Hinterlegung der Kaution

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO, sofern ein Mietverhältnis mit Ihnen persönlich besteht oder eingegangen werden soll. Sofern Sie hingegen für einen unserer Mieter bürgen, oder handeln, ein Untermietverhältnis eingehen sowie zur Steuerung und Verbesserung unserer Geschäftsprozesse, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f ) DSGVO, sofern dies mit Ihren Grundrechten und -freiheiten vereinbar ist, vgl. die weiteren Ausführungen unter Ziff. IV. Nr. 4. Daten zu Ihrer Personen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO darstellen können (bspw. Angaben zu Behinderungen), verarbeiten wir ausschließlich auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 DSGVO, das heißt nur dann, wenn eine ausreichende und spezi-elle gesetzliche Legitimation für die beabsichtigte Verarbeitung besteht. Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke im Rahmen des Mietverhältnisses nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitigen Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, eingreifen, spätestens jedoch nach 10 Jahren.
2.      Einwilligung
Unter Umständen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch auf Basis einer von Ihnen abgegebenen Einwilligungserklärung. Der mit der Verarbeitung verfolgte Zweck ergibt sich aus dem Inhalt der jeweiligen Einwilligungserklärung. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO. Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Beachten Sie dabei aber bitte, dass dieser Widerruf nur Wirkung für die Zukunft entfaltet, also die Recht-mäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bereits auf Basis Ihrer Einwilli-gung erfolgten Verarbeitung der Daten durch den Widerruf nicht berührt wird. Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, die in der Einwilligung genannte Speicherfrist verstrichen ist oder Sie die Einwilligung widerrufen haben und keine anderweitige Rechtsgrundlage vorliegt. Falls Letzteres zutrifft, löschen wir die Daten nach Wegfall der anderen Rechtsgrundlage.
2.      Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Umständen auch, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, die sich z.B. aus dem Handels-, Steuer-, Finanz- oder Strafrecht ergeben. Die Zwecke der Verarbei- tung ergeben sich dabei aus der jeweiligen gesetzlichen Verpflichtung. Die Verarbeitung erfolgt in der Regel zur Einhaltung staatlicher Kontroll- und Auskunftspflichten. Die Datenverarbeitung erfolgt insoweit auf Basis des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) DSGVO. Wir löschen die Daten nach Wegfall der rechtlichen Verpflichtung, sofern keine anderen Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, eingreifen.
3.      Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ebenfalls zur Wahrung unserer berechtigten Interessen. Wir verarbeiten Ihre personen- bezogenen Daten nur dann, wenn wir nach Abwägung unserer Interessen an der Durchführung der Verarbeitung mit Ihren möglicherweise entgegen- stehenden Interessen, Grundrechten und -freiheiten davon ausgehen, dass unsere Interessen überwiegen. Dies kann über die bereits beschriebenen Fälle auch in folgenden Fällen zutreffen:

• Schutz und Sicherheit von IT-Ressourcen
• Wahrung unseres Hausrechts
• Unsere berechtigten Interessen liegen hierbei in der Verfolgung der vorgenannten

Außerdem erfolgt eine Datenverarbeitung auf dieser Basis, wenn Sie im Rahmen der unter Ziff. IV. Nr. 1 genannten Zwecke für einen Dritten, z.B. Ihren Arbeitgeber oder sonstige von Ihnen vertretenen Personen handeln. Dabei liegen unsere berechtigten Interessen darin, unsere Geschäftsbeziehung mit diesem Dritten abzuwickeln. Die Datenverarbeitung erfolgt dabei auf der Basis des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f ) DSGVO. Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift, spätestens nach 10 Jahren.

V.     Werden meine personenbezogenen Daten auch bei Dritten erhoben?
Wir verarbeiten überwiegend die personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen des Mietverhältnisses direkt von Ihnen erhalten. In einigen Konstellationen beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten auch von Dritten, zum Beispiel:
Hausverwaltungen, Maklern, beauftragten Handwerkern, Behörden, Banken.
Erforderlichenfalls werden wir Sie hierüber in gesonderter Form genauer informieren.

VI.     Erfolgt eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling?
Wir verwenden weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO.

VII.     Muss ich meine personenbezogenen Datenbereitstellen?
Im Rahmen des Mietverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für den Abschluss, die Erfüllung und die Beendigung des jeweiligen Mietverhältnisses und die Erfüllung damit verbundener weiterer vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten erforderlich sind oder zu deren Verarbeitung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden
wir das Mietverhältnis im Normalfall nicht durchführen können.

VIII.     Wer hat Zugriff auf meine personenbezogenen Daten und welche Empfänger erhalten diese?
Innerhalb unseres Unternehmens haben auf Ihre personenbezogenen Daten nur solche Abteilungen und die dort tätigen Mitarbeiter Zugriff, die einen solchen Zugriff zur Erfüllung ihrer Funktionen oder Aufgaben zwingend benötigen. Es handelt sich dabei primär um Buchhaltung, IT und Geschäftsführung. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an externe Empfänger nur dann weiter, wenn dafür eine gesetzliche Rechtfertigung besteht oder Sie darin eingewilligt haben. Externe Empfänger können insbesondere sein:
Auftragsverarbeiter: Dienstleister, die mit der Wartung unserer IT-Systeme betraut sind. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre personenbezogenen
Daten in guten Händen sind. Die Dienstleister dürfen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verarbeiten.
Öffentliche Stellen: Behörden und staatliche Institutionen, wie z.B. Staatsanwaltschaften, Gerichte oder Finanzbehörden, an die wir personenbezogene Daten gegebenenfalls im Einzelfall übermitteln müssen.
Private Stellen: Private Stellen, an die wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Rechtsvorschrift oder Ihrer Einwilligung übermitteln, beispielsweise Handwerker, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Sachverständige, Architekturbüros oder Immobilienverwalter und -makler, Behörden, Banken.